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業務改革をどうやるか

社内の情報伝達不足で仕事が滞る、いつもお決まりの人だけ残業が多いなど、このような問題が日々職場につきまといます。

恐らく人事評価項目の中に、業務改善や効率化を謳っている企業は多いのではないでしょうか。

『いつまでに、○○を○%以下に抑える』などという目標に対してその達成度を評価するという具合です。

長年同じ仕事、同じ職場に就いていますと、その人なりの仕事のやり方が体に染みついていますので、そのうえで業務を効率化するといっても、なかなかうまくいくものではありません。

これは、意識の問題と、やり方の問題の2つに分けられます。

意識の問題として具体例を挙げますと、たとえば、長年同じ仕事に携わっているので、いまさら仕事のやり方に口を出される覚えはないと、端からやる気がないケースが考えられます。

あるいは、毎日の習慣で仕事をこなすことに精いっぱいで、それ以上のことまで頭が回らないということも考えられます。

一方、やり方の問題としては、そもそもどこをどうすれば改善できるのかがわからない。

もっと正確にいうと、本人は一生懸命にやっているつもりで、問題意識もない。だが、傍から見ると効率が悪い。

これが一番多いのではないでしょうか。

ですから、業務改革を社員の意識改革でやろうとしても、絶対にうまくいきません。

強制的にノー残業デーを作り、意識を変えるという手段は一定の効果はあるかもしれませんが、抜本的な改善がみられるとは思いません。

では、何から取り組めばよいかということですが、まずは、各部門の所属長が主体となって“業務の可視化(見える化)”を行うことです。

業務の可視化で最初にやるべきことは、目的とゴールを明確にし、それを全員が共通認識とすること。

このプロセスが一番肝心です。

議論を重ねていく中で、互いの部署や個人同士のなすりつけ合いにならないようにしておくためです。

欲をいえば、管理職といえども、日々の業務で多忙でしょうし、利害関係を緩和する意味でも、中立な立場として専門の担当者を配置する、あるいは外部コンサルの力を借りるのがベストです。

実際にはなかなかそこまでの余力を作ることができないため、プロジェクトチームを発足させるという風になります。

そして、各業務フローを担当者にヒアリングしていき、フローチャートにまとめていきます。

実際にやってみるとわかるのですが、たとえば、新しい業務が加わった際に、想定外のことが突発的に起こり、それの対処を繰り返していくうちに業務が属人化してしまっていたり、そもそも誰かがやらなければならない業務も、責任が明確になっていないため、中途半端になっているなど、色々と発見があります。

発見された問題点は、一つずつルールを決めて改善してきます。

業務ボリュームによっては増員や配置転換も検討します。

業務の可視化のメリットは、誰が何をやっているのかを明確にし、情報共有が行えるという点、そのまま業務マニュアルとしても使えるという点、また、自分の抱える業務を冷静に見つめ直すことにも役立ちます。

ここまでは、業務フローからみた改善方法ですが、これだけでは不十分です。

個人の業務効率化という課題が残ります。

個人の場合は、パソコンやソフトの使い方など、基本的なスキルアップを図っていく必要があります。

本来、自分で勉強してスキルアップを図るべきではありますが、この部分の個人差が仕事のスピードを多く左右していることは間違いありません。

ですから、苦手な人を研修に参加させるとか、詳しい人が有志で職場勉強会を開くなど、周囲から変えていく必要があると思います。
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テーマ : 伝えたい事
ジャンル : ブログ

プロフィール

gaku+

Author:gaku+
ニックネーム GAKU(本名:まなぶ)
1974年生まれ B型 水瓶座
平成6年から都内の某放送通信系企業に就職
技術・営業・企画と携わり現在に至る

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