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紙1枚の価値

ある部署の中堅リーダーと二人で同じタイミングの帰宅途中、歩きながら色々仕事の話をしてくるので、話したい事が溜まっているなと感じ、通り道の立ち飲み屋でその続きを聞きました。

日頃、一件ごとのお客様対応で苦労しながらも、真面目に取り組んでいる姿勢を私は高く評価しています。

そんな苦労話を聞いてほしかったのでしょう。

今の自分の業務における問題点も把握しており、それは他部署や協力会社の意識やスキルによるものもあれば、業務フローによるものもあることを認識しています。

「こうならないか」「こうしてほしい」という気持ちを常に持っており、直属の上司にも相談したことがあるそうです。

しかし、聞くところによると、一向に改善されず、問題が蓄積しているというのです。

お客様は待ってはくれませんから、とにかく一件でも多くこなしていかなければならない状況の中で、改善もされず先が見えないことに苛立ちを感じている様子でした。

話を聞いていると、一件ごとの細かい状況説明を力説してきます。

私はこうアドバイスしました。

「紙一枚に簡単でいいから、問題点、原因、改善策を書いてもう一度上司と相談しなさい」と。

仕事の意義とか成果について、くどくど説明するよりも、その人にとっては具体的に手段を示してあげた方が、きっと本人に気づきを与えるだろうと思ったからです。

紙一枚にまとめるという作業は、要点を絞らない限りできません。

口頭で話すような一案件ごとのことを書いていたらまとまらないのです。

要するに“何をどうしたいか”という相手への簡潔明瞭なメッセージが重要なのです。

どうしても付け加えたいことがあれば、紙を見せながら、補足説明をすればいいのです。

そのほうが頭も整理されて、説明もしやすくなります。

「一事が万事」や「木を見て森を見ず」という言葉がありますが、一枚にまとめる作業というのは、そういう視点ではできません。

極力数値化し、できればトレンドを示し、定量的に問題点の大きさを示すことも重要だと伝えました。

また、紙は記録として残りますから、あとであの時言った言わないというトラブルを回避できるメリットもあります。

果たして、自ら気づいて、それを行動に移してくれるかどうか?

温かく様子を見守りたいと思います。
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テーマ : 伝えたい事
ジャンル : ブログ

プロフィール

gaku+

Author:gaku+
ニックネーム GAKU(本名:まなぶ)
1974年生まれ B型 水瓶座
平成6年から都内の某放送通信系企業に就職
技術・営業・企画と携わり現在に至る

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