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システムと業務フローの変更

今、直近の仕事で、大掛かりな業務系のシステム移行をやっています。

システムの移行方式には、「一括移行」、「段階移行」、「並行移行」の3つがありますが、今回は従来のシステムを3日間完全に止めて、新しいシステムに変更する一括移行方式で行っています。

業務系のシステムを移行するということは、当然ながら使い方が変わりますので、それを覚えなければなりません。

ひとつのシステムだけならまだよいのですが、今回使用用途に応じて複数のシステムに分散されるため、それぞれ使いこなす必要があります。

普段はギリギリの人数で現用システムをオペレーションしていますので、研修の時間はあまり多く設けておりません。

時間の空いたときに各自がマニュアルを見ながらトレーニングしていくといった感じです。

慣れるまでには時間が掛かるでしょうから、その間業務効率が落ちてしまうは覚悟しています。

それを見越して、オペレーターの臨時増員は行いました。

さて、システムの入力作業そのものよりも問題なのは、システム変更に伴って業務フローが大幅に変わることです。

具体的にいいますと、今まである書類Aと書類Bを同時並行で分けてオペレーションしていました。

ところが、システムの制約や運用ルール上、書類AとBをセットにして回さなければならなくなります。

どちらか一方が遅れると、その先のフローが回らなくなる。

すなわち、ボトルネックが生じるわけです。

関係者への周知徹底と意識改革を併せてチェック強化してく必要があります。

あとは、見落としていた細かいフローの取り決めや、予期せぬトラブルへの対応も臨機応変にこなしていく必要があると覚悟しています。

今回のシステム移行と業務フローの変更は、部署間にまたがります。

一番危惧しているのは、慣れない運用の中で、実際にオペレーションする人たちのモチベーションと労務管理です。

少なくとも、仲間内でもめたり、他人を責めたり、誰も得をしないことで、職場の雰囲気が悪くなることは避けなければなりません。

普段に比べて業務が回らず苛立ちが募ることもあるでしょう。

しかし、そんな気持ちになるときは、まわりも一緒。

同じ心境だからこそ、建設的に話し合い、改善策や解決策を見出していくことを約束事と掲げています。
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テーマ : 日々の出来事
ジャンル : ブログ

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プロフィール

gaku+

Author:gaku+
ニックネーム GAKU(本名:まなぶ)
1974年生まれ B型 水瓶座
平成6年から都内の某放送通信系企業に就職
技術・営業・企画と携わり現在に至る

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