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仕事の優先順位の考え方

「仕事には優先順位をつけて取り組むべし」というのが世間一般的な見方とみますが、

期限に迫られている状態でなければ、「目の前の仕事をテキパキこなしていく方が大事」という意見もあります。

少し掘り下げて、例題で考えてみることにします。

【例題】
10個の仕事A~Jがあり、その仕事は3日間あれば必ず全てを終えられるとします。
また、全ての仕事の納期限は3日以上あるとします。

この場合、仕事に優先順位をつけるべきか否か?

この例題から既にわかることは、A~Jの仕事の優先順位をどう変えても、3日以内に終るということです。

これを踏まえ、二つの視点で考えます。

■一つ目の視点はスピードです。目の前の仕事をテキパキこなしていく方が、優先順位を考える時間の分だけ早そうです。

■二つ目の視点は仕事のクオリティです。大事な仕事に時間をかけるべきですから、時間配分を考える必要があります。つまり、仕事の重要度に優先順位をつけるということです。

ここで混同してはならないのは、

重要度が高いからといって、高い順に仕事に取りかかるべきかどうかは別問題であることです。

(何故ならこの例題では、期限内に全ての仕事を終えられるという条件が与えられているので、時間配分は必要としても、どれから取り組もうが、全てが完了する時間は理論上同じなため。)

しかし、実際の仕事では、突発的に発生する仕事(顧客クレーム、急病者のピンチヒッターなど)は付き物ですし、

必ず期限内に終わることなど誰も約束できませんから、優先順位をまったく無視して良い訳はありません。

かといって、A~Jの仕事の優先順位を重要度と緊急度に照らし合わせて、1~10まで1ずつ順位付けを考えていたら、非効率です。

私の経験上、抑えるべきポイントは次の3つです。

■重要な仕事は必ず“十分”な時間を“最初”に確保
 ⇒ 別の予定を他人に入れられないようにする、集中できる環境を用意するなどの工夫も大事。

■自分一人でする仕事か“誰か絡む”か? ⇒ 完了させるために誰かに依頼するとか確認が必要な場合は、
 出来る限り早めにお願いする、スケジュールを抑えておくなどしておく。

■軽微で重要と思わない仕事でも、会社や他部署にとって重要なことは多い。
 “忘れてしまうことを前提”に、すぐやらなくても、必ず“良く見えるところにチェック”しておく。

以上3点を意識して習慣化すれば、自然と円滑な仕事の進め方ができると思います。
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テーマ : 知っておいて損はない!!
ジャンル : ビジネス

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プロフィール

gaku+

Author:gaku+
ニックネーム GAKU(本名:まなぶ)
1974年生まれ B型 水瓶座
平成6年から都内の某放送通信系企業に就職
技術・営業・企画と携わり現在に至る

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